-         Pratique anglo-saxonne désignant la gestion des archives dès leur création au sein des services (archives électroniques et informations) et pendant toute la durée de conservation.

Caractéristique du document d’archives

-         Comme le souligne Marie-Anne Chabin la caractéristique la plus importante d’un document d’archives est son appartenance à un fonds. Ce qui est important ce n’est pas le producteur du document mais plutôt l’activité pour laquelle à était crée le document.

 Avantage

Le records management comporte :

a)     La mise en place de la politique et de normes

b)     La répartition des responsabilités et des compétences

c)     L’élaboration, la validation et la diffusion des procédures et des manuels correspondants

d)     L’offre d’une gamme de services d’organisation, de gestion et d’utilisation des documents

e)     La conception, la mise en œuvre et la maintenance spécifique pour l’organisation et la gestion des documents d’archives

f)       L’intégration du records management dans les systèmes d’organisation et les méthodes de travail

Exigences du records management

a)    Définir quels documents a minima il convient de créer pour chaque type d’activité, et quelles informations il convient d’y faire figurer

b)    Décider sous quelle forme et quelle structure il convient de produire et d’archiver les documents, et quelle technologie doivent être utilisées

c)    Déterminer les besoins en matière de recherche, d’utilisation et de transmission des documents entre les utilisateurs et les délais de conservation

d)    Conserver les documents et les rendre accessibles à terme

e)    Se conformer aux exigences légales et aux normes en vigueur

f)       Sécuriser les documents

g)    Ne pas conserver les documents au-delà de la durée nécessaire

Système de records management

-         A pour mission de procurer à l’organisation les documents qui lui permettent de justifier ses activités. Un SRM nécessite l’implication de plusieurs acteurs.

·         Identifier les objectifs des managers

·         Accompagner le changement

·         Mise en œuvre

·         Intégrer les documents existants

·         Accompagner les structures à mieux gérer leurs archives de bureau

·         Détruire les archives inutiles après autorisation

·         Veiller à la traçabilité des mouvements de documents

La mise en œuvre d’un système de records management comprend :

-         La conception d’un système d’archivage

-         Documentation du système d’archivage

-         Formation des praticiens des documents et des autres personnels*

-         Adaptation des documents au nouveau système d‘archivage

-         Fixation de durée de conservation et leur application pour les documents qui ont une valeur pérenne

Procédures du records management

1)     Sélection des documents à intégrer dans un système d’archivage : typologie, obligations légales,  supports, activité professionnelles ou personnelles

2)     Définir les durées de conservation : impliquer l’entité en charge de l’activité en question, prendre compte des exigences applicables aux documents associés à l’activité

-         application basée sur une architecture client-serveur (gestion des documents, la recherche, la visualisation du format numérique). Système SGBDR  Oracle. Il gère aussi la les emplacements physiques.

-         Interface de consultation facile à adopter par tout utilisateur

-         Chargement des données en lot

-         Codification des documents

-         Gère les éléments, les documents  et les emplacements physiques

-         Liens avec les documents électroniques : l’application offre la possibilité de linker les descriptifs du avec son format  électronique

-         Décloisonnement des structures par le partage de leurs documents

-          

Circuit :

Administrateur  système (gère le système),  administration des données et indexation (archiviste), utilisateur final

Préalables à l’installation

Site assessment (état des lieux)

Installation logiciel

Définition du modèle de données

Chargement des données  (documents électroniques, attributs des documents)

Sauvegarde et sécurité

Formation

Licence Administrateur

Licence desktop

Licence flottantes

Déroulement de l’opération de GED

Préparation des documents

Numérisation du passif des archives  (scanning des documents techniques)

Indexation

Chargement des données en lot

Création de scripts

Vérification des données sur le serveur

Vérification des documents (image tif)

Chargement

Chargement par document

Vérifier sur le serveur l’existence ou non du document

Vérifier l’image (tif)

Chargement (linkage)

Recherche

Trois critères :

1-     Séquentielle

2-     Fiche associé

3-     Full texte

Avantage de la solution

Maîtrise de la gestion des documents

Facilité d’accès à l’information

Gain temps de recherche réduction coût. Information donnée en instant « T »

Perspectives

-         Dématérialisation de l’information

-         Insérer l’ensemble du vivier archivistique de l’organisation dans le serveur.

-         Permettre aux utilisateurs d’accéder à distance à l’instant « t » au contenus des documents (format tif, PDF) grâce à navigateur Web. 

-         Assurer la veille en matière d’informations

-         Capturer systématiquement les documents électroniques natifs ou après numérisationdonnées

-         Diffusion sélective de l’information